Vom gewachsenen Excel-System zur Plattform, die mitwächst.

Das Excel-System von Agriworld FarmInvest war über Jahre Teil des Arbeitsalltags. Es bildete die Abläufe im Controlling ab und wurde mit neuen Anforderungen weiterentwickelt.

Das Team arbeitete mit einem mehrstufigen Controlling-System mit Budget, Forecast und Ist-Daten, das Investitionen über acht Länder und mehrere Währungen hinweg abbildete. Formeln und Verknüpfungen waren auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt.

Klare Zuständigkeiten und feste Abläufe unterstützten die Arbeit mit den Dateien. Das Team prüfte Rechnungen, ordnete Kontoauszüge zu und erstellte Quartalsberichte. Vieles beruhte dabei auf manuellen Schritten und dem Erfahrungswissen der Mitarbeitenden.

Als das Unternehmen von drei auf elf Mitarbeitende wuchs, wurde die Zusammenarbeit über die Excel-Dateien hinweg aufwändiger. Mehr Beteiligte und zusätzliche Prozessschritte stellten neue Anforderungen an das System.

Rechnungen mussten vier- bis sechsmal angefasst werden, weil der Prozess über verschiedene Dateien, Länder und Zuständigkeiten verteilt war. Kontoauszüge aus acht Ländern brauchten manuelle Zuordnung. Währungsumrechnungen, die zu zweit noch im Kopf funktionierten, wurden bei wachsendem Volumen zur Fehlerquelle.

Auch die Quartalsberichte für die Investoren wurden mit jedem neuen Land und jedem neuen Investor aufwändiger. Die manuelle Aufbereitung und Prüfung der Daten beanspruchte zunehmend Zeit.

„Wir haben nicht aufgehört, weil es nicht funktioniert hat. Wir haben aufgehört, weil wir gemerkt haben: Wenn wir weiter wachsen wollen, braucht unser System ein Upgrade – nicht unser Team." (Amelie Mrongowius)

Die Herausforderungen waren klar. Der Wunsch nach Veränderung war da. Was fehlte, war die Gewissheit, dass die eigenen Ideen auch technisch umsetzbar sind.

Der konkrete Auslöser für das Projekt war ein Gespräch mit Delia von Amadeni AI. Nach der Schilderung der bestehenden Herausforderungen signalisierte sie: Die Ideen sind realistisch und technisch machbar. Diese Zuversicht – gepaart mit einer positiven, professionellen und lösungsorientierten Herangehensweise – gab dem Team den nötigen Mut und das Vertrauen, das Projekt aktiv anzugehen.

Die naheliegende Frage: Warum nicht einfach eine bestehende Software kaufen? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Es gibt keine. Kein Buchhaltungssystem bildet diesen speziellen Workflow ab – das Zusammenspiel aus internationalem Flächeninvestment, Multi-Währungs-Controlling und Investoren-Reporting in einer Nische, für die kein Softwareanbieter eine Lösung gebaut hat.

Agriworld FarmInvest brauchte kein vollständiges Buchhaltungssystem mit Kontenrahmen. Sie brauchten ein fachliches Controlling-Tool, das die Logik ihres Excel-Systems übernimmt – aber in einer Form, die mit dem Unternehmen mitwächst, ohne dass jeder neue Mitarbeitende erst zum Excel-Experten werden muss.

Die Entscheidung fiel auf individuelle Softwareentwicklung, um die bestehende Controlling-Logik zu übernehmen und die wachsenden Anforderungen an Zusammenarbeit und Datenverarbeitung abzubilden.

KI-gestützte Dokumentenerkennung: Rechnungen und Kontoauszüge aus acht Ländern – in unterschiedlichen Formaten, Sprachen und Währungen – werden per Upload oder direkt über die Microsoft-Exchange-Anbindung entgegengenommen. Eine KI-basierte Erkennungslogik extrahiert Absender, Beträge und Währungen und bereitet die Daten strukturiert auf.

Regelbasiertes Matching mit Confidence Scores: Bankbewegungen werden anhand von IBAN-Vergleich, Betragsabgleich und String-Ähnlichkeit automatisch mit offenen Rechnungen gematcht. Jeder Treffer erhält einen Confidence Score – das Team sieht auf einen Blick, welche Zuordnungen sicher sind und wo eine manuelle Prüfung sinnvoll ist. Was früher vier bis sechs manuelle Arbeitsschritte pro Rechnung bedeutete, reduziert sich auf einen Bruchteil.

Dreistufiges Finanzmodell mit automatischer Abweichungsanalyse: Budget, Forecast und Ist-Daten fließen in ein durchgängiges Finanzmodell, das über alle Länder, Währungen und Investitionsobjekte hinweg konsolidiert. Kritische Abweichungen lösen automatische Warnhinweise aus.

Automatische Währungsumrechnung in Echtzeit: Acht Länder, unterschiedliche Währungen, schwankende Kurse – jede Transaktion wird automatisch umgerechnet, jede Konsolidierung berücksichtigt aktuelle Kurse.

Rollenbasierte Datensichtbarkeit & Echtzeit-Kollaboration: Jeder Investor sieht exakt die Daten, die ihn betreffen. Alle Änderungen erscheinen sofort bei allen Beteiligten – ohne Konflikte, ohne Sperren, ohne „Welche Version ist die aktuelle?"

Automatisiertes Reporting: Die akkumulierte Darstellung über alle Objekte und Firmen, der Jahresverlauf mit Währungsumrechnung, der Vergleich von Budget, Forecast und Actuals – alles wird automatisch aufbereitet. Was früher tagelange Vorbereitung bedeutete, ist jetzt ein Dashboard, das immer aktuell ist.

Ein zentrales Learning: Der tatsächliche Abstimmungsbedarf bei individueller Softwareentwicklung ist hoch. Viele Prozesse, die im Alltag selbstverständlich erscheinen, mussten gemeinsam strukturiert, hinterfragt und sauber definiert werden. Neben dem operativen Tagesgeschäft band das Projekt erhebliche zusätzliche Ressourcen im Team.

Doch genau dieser Aufwand hat sich ausgezahlt. Das Projekt hat das Team fachlich und organisatorisch weiterentwickelt. Prozesse wurden transparenter, Verantwortlichkeiten klarer und das gemeinsame Verständnis für die eigenen Abläufe deutlich geschärft. Die Zusammenarbeit hat gezeigt, wie wertvoll es ist, interne Prozesse nicht nur „funktionierend", sondern auch skalierbar und zukunftsfähig zu denken.